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搜狐:【对话江三角】什么才是签署劳动合同的正确姿势?

2018-05-24


  作者:陈炜华

  签署劳动合同和其他用工中形成的文件的行为,看似简单,只要劳动者签名即可,但其实蕴含着深层次的法律意义和潜在风险。

  在江三角律师事务所承办的众多案件中,一些疑难劳动争议往往最终都聚焦在签署劳动合同行为的形式、内容和意义的认定上,也往往会因为当事人忽略看似细微的签署行为,最终造成不可挽回的严重损失。因此,对于签名问题的风险管控,可谓细而不小,见微知著。

  远程签订劳动合同4招降低公司风险

  2015年1月22日,徐某和公司建立劳动关系,因其任职地点不在公司总部的所在地上海,因此,公司HR将劳动合同及员工手册等文件快递给徐某,要求其签名后寄回,并发送电子邮件提示,徐某回邮件予以确认,后快递回一份签署自己姓名的劳动合同。

  2016年1月6日,徐某因违纪被公司单方解除劳动合同,徐某即以公司未与其签订书面劳动合同为由要求公司支付未签书面劳动合同双倍工资差额人民币20余万元。仲裁过程中,经鉴定,公司持有的劳动合同确非徐某本人所签。徐某辩称,因为认为劳动合同内容与之前公司口头承诺不一致,所以他将自己未签名的劳动合同寄回了公司。

  本案的焦点在于,公司提供给裁审机构的劳动合同上的签名是否为徐某所签,从而确定公司是否需要支付未签劳动合同的双倍工资差额。

  因为徐某任职地点与公司总部相距较远,公司HR采取将劳动合同寄送给徐某,让徐某签好后寄回的方式,但并没有人监督徐某在劳动合同上签名的全过程。

  因此,在本案争议发生后,鉴定结论为劳动合同上的签名非徐某本人所签的情况下,公司只能通过曾经发送电子邮件敦促徐某签约、向徐某邮寄劳动合同的签收单、徐某向公司邮寄劳动合同的面单等间接证据证明已经与徐某完成签订书面劳动合同的法定义务,但是仅凭公司提供的上述间接证据尚不足以对抗劳动合同上签名非徐某本人所签这一事实。


 
  对于远程签订劳动合同而言,最好的解决办法是有公司富有经验的HR或其他管理人员在场的情况下,由员工亲笔签署劳动合同。但是由于社会生活和每个公司的管理体制具有多样性,如果公司相关人员不能见证签订劳动合同,我们建议公司采取以下几点风险防范措施——

  应对策略1

  可对员工签订劳动合同的全过程进行公证。此方式的好处在于基本控制了劳动合同签名非员工本人所签的风险,缺点在于公证将产生一定的公证费用;

  应对策略2

  可由第三方见证员工签订劳动合同,比如律师见证。由于律师在执业过程中对法律风险防范有较多实践经验,律师见证的方式也基本能够杜绝签名不真实的问题,同样也会产生一定费用;

  应对策略3

  如果公司希望降低成本,也可以通过对签字全程录音录像的方式或网上直播的形式来监督员工远程签署劳动合同的全过程,但此种方式存在一定局限性,录音录像方式不恰当,将造成影像资料不能反映签约的全过程,而且录音录像证据的保存要求较高,应保留录音录像在原始介质中保存的版本,以备可能的完整性鉴定

  应对策略4

  用人单位应当保留在与劳动者协商签订劳动合同过程中形成的一些重要文件资料,比如经双方确认的offer,员工亲笔填写的入职登记表或劳动合同签收单等。虽然这些材料对用人单位与劳动者曾经签订书面劳动合同的事实都只是间接证据,但如果内容恰当都将对双方曾经签订劳动合同具有较强证明力。

  职工拒绝续签合同不同阶段不同应对

  韩某在A公司的第一份劳动合同到期后,留在该公司继续工作,但韩某一直没有签订第二份书面劳动合同。之后,韩某提出辞职,还向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁,称A公司未与其续签劳动合同,要求公司支付未签劳动合同的双倍工资差额。A公司认为,双方没有续签劳动合同主要原因系韩某拒绝,并有证人刘某、宋某证实:曾按A公司人事部的要求,电话通知韩某到公司工程部去续签劳动合同,韩某当时表示知道。裁审机构确认了证人证言的效力。


  有人认为,既然证人证明公司曾经多次催促韩某签订劳动合同,且证人证言的效力已经裁审机构确认,事实清楚。

  公司与劳动者未签劳动合同的主要原因在于劳动者主观拒绝,因此,公司不应该支付韩某未签订书面劳动合同的双倍工资差额。

  其实,这种理解是对劳动法律相关规定的误读。根据《劳动合同法实施条例》的规定——

  自用工之日起一个月内,经用人单位书面通知后,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系,无需向劳动者支付经济补偿。

  用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,应当向劳动者每月支付两倍的工资,并与劳动者补订书面劳动合同,劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的,用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系,但应按规定支付经济补偿。

  用人单位自用工之日起满一年未与劳动者订立书面劳动合同的,自用工之日起满一个月的次日至满一年的前一日应当向劳动者每月支付两倍的工资,并视为自用工之日起满一年的当日已经与劳动者订立无固定期限劳动合同,应当立即与劳动者补订书面劳动合同。

  公司屡次催促韩某续签书面劳动合同未果,即需按照已经建立劳动关系,但尚未签劳动合同的具体期间长短,确立不同的应对策略。


  应对策略

  ■建立劳动关系未超过一个月


  用人单位应当保留证据证明公司曾经通知员工签订书面劳动合同,建议将劳动合同交给员工审阅并至少催签一次,相关通知中应当写明,需要员工配合签订劳动合同的截止日期。

  如员工经催签到期后仍拒绝签订书面劳动合同,用人单位应当在建立劳动关系起一个月内,解除与员工之间的劳动关系。解除劳动合同通知书中写明理由为经多次通知、送达合同情况下,员工仍然拒绝签订劳动合同。此种情况下,用人单位除员工工资外不需另行支付其他费用。

  如员工接到用人单位签订书面合同的通知后,同意签订书面劳动合同,但又以对合同文本部分条款有异议为由反复要求磋商,拖延签约,公司应当确定磋商的最后期限(不超过建立劳动关系后一个月),到达最后期限员工仍拒绝签订书面合同的,视为磋商不成,公司有权按照员工拒绝签订书面劳动合同为由解除劳动关系。

  ■建立劳动关系已经超过一个月但不满一年

  一经发现未签合同的情况,用人单位应当立即通知员工配合签订书面劳动合同。在此情况下,即使补签书面劳动合同,如劳动者要求用人单位支付自劳动关系开始后一个月起至实际签约时止(建立劳动关系一年内)的双倍工资差额的,用人单位应当支付。

  如用人单位与员工协商签订书面劳动合同时,员工在用人单位提出的签订条件不低于双方实际履行过程中用人单位提供劳动条件的情况下,仍然拒绝签订书面合同,用人单位应当保留证据,与员工解除劳动合同。此时解除,用人单位应当按照法律的有关规定支付双倍工资差额和经济补偿金。

  ■建立劳动关系已经满一年

  如建立劳动关系已满一年还未签订书面劳动合同,用人单位发现后应立即与员工协商签订无固定期限书面劳动合同。我们认为,即使已经满足签订无固定期限劳动合同条件,用人单位仍然应当与员工签订书面劳动合同,这是法律的强制性规定,且无书面劳动合同将给用人单位的管理造成很大不便和隐患。

  在此种情况下,员工在用人单位提出的签订条件不低于双方实际履行过程中用人单位提供劳动条件的情况下,仍然拒绝签订书面合同,用人单位是否单方解除劳动关系呢?

  相关法律规定对此并未明确,我们认为,如用人单位已经尽到诚实缔约义务,而员工仍不配合,则员工属于不配合用人单位的必要管理,且未签劳动合同对确立双方权利义务将造成不利影响,因此用人单位在保留好相关证据的基础上,可以单方解除劳动关系,但需要依据相关规定支付经济补偿金以及未签劳动合同双倍工资的差额部分。

  相关链接

  签法律文书及文件字体日期皆有讲究



  在员工签订书面劳动合同及签署其他文件的过程中,为确保相应法律文件具有法律效力,用人单位还需要关注许多细节问题。比如,员工签名使用艺术字体,或者因为员工签名潦草的,应当请员工除该种签名外再用楷书字体签名。

  员工签名的同时最好能够再书写一下签字日期,以避免将来不必要的纠纷。

  在不同的法律文书或文件上签名对签名格式和签署的位置要求各异。其中有很多值得研究的问题,需要用人单位针对不同情况的个案分别进行考虑和稳妥处理。

  本微信内容不代表本报观点

  江三角律师事务所

  江三角律师事务所,国内知名劳动法律服务机构。

  2004年成立于上海浦东,现已在全国各地设立7个分支机构,并率先在美国设立代表处。

  10余年来,江三角一直深耕于高端劳动法服务市场,帮助客户准确理解与适用全国及各地层面的劳动法政策。

  电话:021-58788110

  地址:上海市浦东南路855号14楼EFG座

  劳动报新媒体编辑:王纯妍

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